팁카이브
1편🧚숨겨진 보물 확인하기: 전수조사
아카이브센터
게시일 2024.01.25  | 최종수정일 2024.03.07


아카이브를 만들기 위해 필요한 팁을 풀어서 알려드리는
팁카이브에 오신 것을 환영합니다. 🧚
 
 

조직에서 아카이브를 만들기로 결정하였다면 가장 먼저 해야 할 것은 무엇일까요? 개인 컴퓨터와 서버에, 사무실 책상에, 서고에 무슨 자료들을 얼마나 보관하고 있는지 먼저 조사하는 것입니다. 이것을 자료의 '전수조사'라고 부릅니다. 아카이브 구축 단계에서 전수조사는 존재하는 자료의 종류, 분량, 위치 등을 파악하는 업무입니다. 전수조사라니 뭔가 거대한 규모의 업무 같지만, 미리 업무의 성격을 파악하고 차근차근히 하다보면 어느 순간 끝나 있을 거예요.
 
 
1. 전수조사를 하는 이유는 무엇일까요? 
전수조사를 통해 우리는 보유한 자료의 현황을 파악할 수 있습니다. 무엇을 가지고 있는지 잘 알고 있어야, 또는 어떤 자료가 비어 있는지를 확인해야 앞으로 아카이브를 잘 운영해 나가는 토대를 마련할 수 있습니다. 전수조사 결과를 가지고 필요한 자료를 선별해 내기도 하고, 우리 아카이브만의 분류체계를 만들고, 아카이브 콘텐츠를 제작할 수 있지요. 여기에는 컴퓨터로 업무하기 전에 생산된 종이문서나 현수막, 팸플릿, 인화한 사진(실물자료)과, 컴퓨터와 같은 입력장치로 전자적으로 생산한 아래한글문서, PDF문서, 이미지파일, 동영상파일 등(전자자료) 모두가 포함됩니다.
 
3줄 요약
1. 전수조사는 보유한 자료의 현황을 파악하기 위해서 실시함
2. 전수조사 결과를 통해 선별, 분류체계, 콘텐츠 제작 등 아카이브 운영 토대를 마련함
3. 전수조사 대상은 실물자료와 전자자료 모두 포함함
 

2. 필요한 일과 도구
전수조사를 할 때에는 먼저 어디에 자료들이 보관되어 있는지를 확인해야 합니다. 조직 구성원의 컴퓨터, 외장하드, 나스 드라이브, 구글 드라이브 등에 전자자료가 가장 많이 있고요. 실물자료는 더 다양합니다. 캐비닛, 문서고, 그냥 쌓아둔 종이뭉치 사이 등 ... 이렇게 여기저기 분산되어 있는 자료들의 위치를 파악하고, 그 위치에 어떤 자료들이 있는지 점검해야 합니다. 이 과정에서 여러 팀과 소통하게 될 일도 많아지겠지요?
 그 다음 노트북을 들고 자료가 보관된 장소로 가서, 전수조사 목록을 작성해야 합니다. 많은 유용한 도구들이 있지만 아카이빙 작업에서 가장 많이 쓰이는 도구는 마이크로소프트 사의 엑셀입니다. 이 엑셀에 자료의 제목, 위치와 수량 등을 기입하고 나중에 통계를 내어 보면, 우리가 어떤 유형의 자료를 얼마만큼 가지고 있는지, 또 보관 장소는 어디어디에 분산되어 있는지, 보관 상태는 어떤지를 파악할 수 있겠죠? 이때 관리번호를 함께 기입하는 것이 좋습니다. 나중에 자료를 다시 꺼내 본격적인 아카이빙을 할 때 구분이 쉽겠지요? 그 다음 자료에 관리번호를 매칭해야 합니다. 실물자료에는 포스트잇을 사용해 관리번호를 써서 붙이고, 전자자료에는 관리번호로 제목을 붙인 폴더를 만들어 저장해두면 됩니다.
 
3줄 요약
1. 자료의 보관 위치를 파악함
2. 전수조사 목록을 엑셀을 활용해 작성함
3. 관리번호를 자료에 매칭해 두어야 나중에 구분하기 쉬움


3. 조사할 항목들
엑셀로 전수조사 목록을 작성할 때에는 어떤 항목을 기입해야 할까요? 전수조사를 하는 목적은 우리가 가지고 있는 자료의 양과 내용을 파악하는 것입니다. 그렇기 때문에 자료의 수량, 형태, 제목, 만들어진 시기, 간단한 내용이 엑셀 목록에 담겨 있으면 좋겠지요. 아래는 아카이브센터가 추천하는 전수조사 목록 항목입니다.
1. 관리번호: 관리번호는 자료를 식별하는 ID와 같습니다. 자료의 양이 적을 경우 <001>과 같이 자료를 확인한 순서대로 붙여도 되고요. 자료가 많은 경우 <3층 2번 캐비닛-001>, 또는 <구글드라이브 기획실 폴더-001> 과 같이 위치정보를 함께 써두면 나중에 찾기 쉽습니다.
2. 실물자료, 전자자료 여부
3. 자료 제목: 제목이 없는 사진이나 동영상 같은 경우 간단한 제목을 지어줍니다. 이때 통일된 제목 형식이 필요해요. 예를 들면 사진들은 모두 <1980년 OOO행사 전경>과 같이, 연도와 내용을 간단히 작성하는 방식을 씁니다.
4. 자료 형태: 보고서, 공문, 사진, 동영상, 신문기사, 간행물, 단행본 등 자료의 형태입니다.
5. 자료 보관 위치: 3층 기획실 2번 캐비닛 등 구체적인 위치를 써줍니다.
6. 분량: 장수, 페이지수, 갯수 등으로 써줍니다.
7. 크기: 실물자료인 경우에는 보관을 위해 크기를 만들어두는 게 필요합니다. 가장 좋은 예는 구체적인 가로, 세로, 높이를 써주는 게 좋지만 불가피한 경우 A4, B3, 4*8 등 규격을 써주는 것도 방법입니다.
8. 자료 생산자: 자료를 만든 사람이나 팀, 회사를 씁니다. 자료의 출처를 확인하기에 꼭 필요한 정보입니다.
9. 부가 설명: 보존 상태가 나쁘다거나, 1페이지만 있고 나머지는 유실되었다거나 하는 메모와 당부사항을 씁니다.
 자, 전수조사 목록이 준비되었다면, 이제 전수조사를 실시합니다. 자료의 소재를 파악하고 조사하는 작업은 시간이 걸리고, 접근 권한이 필요할 때도 있습니다. 또 여러 곳에 산재한 자료를 찾아야 하기 때문에 구성원들이 아카이브 담당자에게 적극적으로 도움을 주어야 하는 작업이기도 합니다. 그렇기에 조직 구성원들 모두가 아카이브 구축이라는 공동 목표를 이해하고 협력하는 마음이 필요합니다.
 
3줄 요약
1. 엑셀에 전수조사 항목을 양식으로 만듦
2. 아홉 가지 항목을 기준으로 자료의 기본적인 정보와 수량, 내용을 채워 나감
3. 전수조사는 조직 구성원 모두가 협력하는 작업임
 
전수조사 목록 예시
 

아카이브센터 시스템에서는 이런 전수조사 작업에 필요한 기능을 제공합니다. 엑셀 서식을 제공하고 일괄 등록을 지원해 전수조사 이후 자료 등록작업을 효율적으로 진행할 수 있도록 돕습니다. 또 컨설팅을 통해 전수조사 샘플 작업도 담당자와 함께합니다.
 
꼭 필요하지만 막막한 아카이브 작업, 아카이브센터와 함께 효율적이고 체계적인 업무를 할 수 있습니다.