아카이브를 만들기 위해 필요한 팁을 풀어서 알려드리는 팁카이브에 오신 것을 환영합니다. 🧚     디지털 아카이브에서 개인정보 보호는 단순한 의무를 넘어 신뢰받는 기록물 관리의 기본입니다. 특정인의 이름, 연락처, 주소, 초상권 등 민감한 개인정보가 포함된 기록물을 안전하게 관리하지 않으면 법적 문제가 발생하거나 돌이킬 수 없는 신뢰 손실의 문제로 이어질 수 있습니다. 이번 팁카이브 시간에는 아카이브 실무자가 꼭 알아야 할 개인정보 보호 실천법을 쉽고 간단하게 알려드립니다.     개인정보는 개인의 권리와 직접적으로 연결되며, 유출 시 법적 문제뿐 아니라 경제적, 정신적 피해를 초래할 수 있습니다. 또한, 아카이브 운영기관이 개인정보 보호를 소홀히 하면 이용자와 협력 기관의 신뢰를 잃게 됩니다. 개인정보 보호는 의무를 넘어 아카이브의 신뢰성과 지속가능성을 높이는 필수 요소입니다!   개인정보 보호를 위한 실전 팁!   1. 익명화하거나 별칭으로 대체하기 이름, 주소, 연락처와 같은 개인정보, 혹은 공개하기 어려운 정보가 포함된 기록물은 익명화하거나 별칭으로 대체하여 처리합니다. 개인정보 부분을 완전 삭제하거나 마스킹, 모자이크 하는 방법이 있는데요. 간단한 작업으로 아카이브의 안전성을 확보할 수 있습니다.     2. 기록물 공개(서비스) 전 점검 절차 강화   개인정보가 포함된 기록물이 아카이브에 서비스되기 전에 검토 과정을 거쳐야 합니다. 검토 담당자를 지정하고 아카이브에서 보유한 기록물을 정기적으로 점검합니다. 전수조사가 기록관리의 기초작업이 되는 이유이자, 공개재분류같은 기록관리 작업을 계속 해야하는 이유이기도 합니다.   3. 아카이브 이용 시, 서약서 작성   개인정보가 포함된 기록물을 연구, 혹은 비영리 목적으로 이용하게 되는 경우가 있습니다. 이 경우 개인정보가 포함된 기록물을 열람하거나 다운로드하려는 사용자에게 제한사항이 명시된 서약서 작성을 안내합니다. "자료 이용 시 개인정보보호법을 준수하여 다른 곳에 재배포하지 않겠습니다.", "기록물을 복제하거나 공유할 경우 민감한 개인정보는 삭제하겠습니다." 같이 개인정보보호 가이드라인과 아카이브 정책이 명시된 서약을 받은 뒤 이용을 허락합니다.       4. 정기적인 개인정보보호 및 기록관리 교육   아카이브 운영자와 조직의 직원을 대상으로 개인정보보호와 관련된 현행 법규, 부분공개 처리 기술, 기록물 점검 프로세스 등을 정기적으로 교육하거나 매뉴얼을 배포합니다. 정기적인 교육은 개인정보보호와 아카이브 업무에 대한 책임의식 강화에 목적을 두고 있습니다.    신뢰받는 아카이브의 시작   담당자의 작은 실천이 안전한 아카이브의 시작이 됩니다. 사소해 보이는 노력이 모여 기록물에 신뢰와 가치를 더해주며, 신뢰받는 아카이브를 만들어갑니다. 아카이브센터와 함께 안전한 아카이브 환경을 만들어봅시다!

아카이브를 만들기 위해 필요한 팁을 풀어서 알려드리는 팁카이브에 오신 것을 환영합니다. 🧚     "내가 그의 이름을 불러주기 전에는 그는 다만 하나의 몸짓에 지나지 않았다"   김춘수 시인의 「꽃」 처럼, 우리가 제목을 붙일 때 외장하드와 서고 속에 숨어있는 데이터와 문서도 우리에게 와서 기록이 됩니다. 기록물에 제목을 붙이는 것은 기록물 정리, 활용의 첫걸음입니다. 아카이브는 제대로 활용될 때 비로소 진가를 발휘합니다. 이번 팁카이브에서는 기록물에 제목을 붙이는 간단한 방법과 규칙을 소개합니다.     기록물 제목 기술 규칙이 필요한 이유 기록물 제목 기술 규칙, 정말 필요할까요? 사실 제목은 기록물의 가장 기본적인 식별정보 입니다. 기록물의 내용을 한눈에 파악할 수 있도록 도와주고, 검색과 분류 과정에서도 중요한 역할을 합니다. 같은 기록물인데 같은 제목이 정의되지 않은 경우, 버전정보가 제목에 나타나지 않아서 최종 완성본이 무엇인지 찾기 어려운 경우 등, 기록물 제목이 명확하지 않으면 원하는 기록을 찾기 어렵고 불필요한 시간과 에너지를 낭비하게 됩니다. 반대로 제목을 붙이는 명확한 규칙이 있으면 기록물을 체계적으로 관리할 수 있고 누구든지 쉽게 기록물의 내용을 이해하고 빠르게 검색할 수 있습니다. 또한, 담당자가 바뀌더라도 기록물의 품질을 균일하게 유지할 수 있습니다. 마지막으로, 기록물 보존과 활용 측면에서도 아카이브 업무의 효율성을 크게 높여줍니다. 기록물 제목 기술 규칙은 아카이브 정책 수립의 시작이자, 더 많은 정책으로 확장할 수 있는 기반이 되기 때문입니다.   기록물에 제목 붙이기, 정답은 없다! 00연대, 000협회, 00학교, 000후원회, 000센터, 그리고 00네트워크… 각 아카이브가 다루는 기록물의 성격과 조직 운영 방식이 다르기 때문에, 제목을 붙이는 데 있어 특정한 ‘정답’은 존재하지 않습니다. 중요한 것은 내부 구성원부터 아카이브 이용자까지 누구나 쉽게 찾고 활용할 수 있는 기록의 ‘제목’을 만드는 것입니다. 여러 사람이 일관된 규칙을 명확하게 공유하고, 이를 통해 기록물의 제목을 체계적으로 정의할 수 있도록 규칙을 설정하고 활용하는 것이 중요합니다.   기록물의 제목을 이루는 구성요소 효과적으로 제목을 붙이기 위해서는 일관성을 유지하는 것이 중요합니다. 조직 내부에서 일관성만 지켜도 제목을 체계적으로 관리할 수 있기 때문입니다. 기록물 제목에 포함하면 좋은 몇 가지 구성 요소를 소개합니다. 제목의 요소들을 적절한 순서로 나열하는 것만으로도 제목을 손쉽게 정의할 수 있습니다.    - 날짜: YYYYMMDD 형식으로 날짜를 기재하면 정렬과 최신 버전 파악에 용이합니다. - 프로젝트, 주제, 사건명: 프로젝트나 주제 이름을 넣어 주세요. 약어 또는 정식 명칭을 사용할 수 있으며, 구성원과 아카이브 이용자를 고려해 결정하면 좋습니다. - 기록물 유형: 문서, 이미지, 회의록, 사진 등 자료의 형태를 나타냅니다. 같은 주제라도 다른 형태로 생산되는 경우가 많기 때문입니다. - 버전, 고유번호: 변경사항을 식별할 수 있는 고유번호나 버전 정보를 추가합니다. 이는 여러 건으로 등록되는 동일한 기록물을 구분하는 데 유용합니다.   이 구성 요소들은 아카이브가 다루는 기록의 특성에 따라 순서를 바꾸거나 생략할 수 있으며, 조합에 따라 다양한 모양의 제목이 나올 수 있습니다. 이번에 소개한 요소들을 활용해서 보유한 기록물 제목을 정의해 보는 것은 어떨까요?   기록물 제목 기술 규칙의 예시 기록물 제목 기술 규칙이나 아카이브 정책을 담당자 한 명에게 수립하라고 하면, 막막함과 부담감이 앞서서 ‘이 일을 언제 다 하지?’ 하는 생각에 더 의욕이 떨어지기 마련입니다. 처음부터 완벽한 정책을 만들기보다, 아카이브에서 다루는 기록물의 특성을 고려해서 1~2문장씩 차근차근 규칙을 만들어 보는 건 어떨까요? 처음엔 짧고 간단한 문장이겠지만, 이러한 규칙들이 하나둘 모여 체계적인 기록물 제목 기술규칙과 아카이브 정책이 됩니다. 예를 들어, “날짜는 연도-월-일(YYYYMMDD) 형식으로 기재할 것”, “기록물 제목에 표기된 언어와 문자를 그대로 사용할 것” 같은 간단한 규칙부터 시작해보세요. 작은 문장부터 시작해 규칙을 쌓아가는 방식은 실무 담당자의 부담을 덜어주고, 실질적인 성과로도 나타날 수 있습니다. 간단한 규칙부터 하나씩 추가해 나가면, 자연스럽게 체계적인 기록물 관리가 가능해집니다.   기록물 제목 기술 규칙 예시: 기록물 제목에 표기된 언어와 문자를 그대로 사용 제목이 없는 경우, 기록물을 확인할 수 있는 내용 정보를 포함하여 제목 부여 사진: 이미 부여된 제목이 있는 경우 그대로 사용, 제목이 없는 경우 사진의 내용을 식별할 수 있는 인물, 사건, 주제 등의 정보를 조합해 제목 부여   제목 기술 규칙을 적용한 예시: 국립공원공단 웹진 2024 Vol.01 (사)청파동맛집연구회 총회 회의록 관악산전망대 개소식 홍길동 사진01     제목 기술 규칙은 아카이브 정책의 시작 아카이브는 기록이 축적되고 적극적으로 활용될 때 비로소 그 힘을 발휘합니다. 만들어진 규칙대로 기록물 제목을 정의하고 끝나는 것이 아니라, 보유한 기록물의 주기적인 전수 조사를 통해 품질을 유지하는 것도 중요합니다. 새로운 규칙이 추가되거나 기존 규칙이 수정될 때에도 일관성을 유지하려면, 정기적인 점검과 관리가 필요합니다. 잘 만들어진 제목 기술규칙은 단순히 기록물의 제목을 통일하는 것을 넘어서 체계적인 아카이브 정책의 출발점이 됩니다. 작은 규칙에서 시작해, 아카이브의 품질을 지속적으로 높여 나가는 것이야말로 성공적인 아카이브 관리의 핵심입니다. 좋은 아카이브를 만드는 여정에 아카이브센터가 함께하겠습니다!

아카이브를 만들기 위해 필요한 팁을 풀어서 알려드리는 팁카이브에 오신 것을 환영합니다. 🧚     1. 기록 수집이란?   민간기록물 수집 및 관리 등에 관한 규정 제2조 3항에서는 기록물 수집을 보존할 가치가 높은 기록물을 기증, 구입, 사본수집 등의 방법으로 취득하는 행위라 설명합니다. 아키비스트는 직접 생산하거나 보유하고 있는 기록물을 정리하기도 하지만, 아카이브의 주제나 목적에 따라 다양한 출처로부터 기록을 수집하기도 합니다. 수집한 기록들이 활용될 때, 아카이브의 가치를 더 높입니다. 이번 팁카이브 시간에는 기록 수집의 방식에 대해서 알아보겠습니다. 2. 기록 수집의 방식   방법1) 기증받기 기록물의 관리와 운영에 대한 법적, 물리적 권리 등 모든 권리를 보상 없이 아카이브에 양도하는 방식입니다. 아카이브의 취지와 목적에 동의하는 기록의 소장자가 기록물을 자발적으로 제공하는 방식입니다. 많은 아카이브들이 기록물 기증을 기다리고 있기도 합니다.    방법2) 위탁관리 기록물의 관리를 아카이브에 맡기는 방식입니다. 기록물의 소유권이 아카이브에 없는 형태입니다. 위탁 계약이 유지되는 동안 위탁 기록물을 아카이브에서 대신 관리합니다. 위탁계약서에 관리권한, 이용권한에 대한 내용을 상세히 작성해야 합니다.    방법3) 구매 거래를 통하여 기록물의 법적, 물리적 권리, 소유권 등 모든 권리를 아카이브로 이전하는 방식입니다. 기록물의 가치평가를 진행하여 구입여부를 신중하게 결정하는 것이 중요합니다.   방법4) 사본제작 기증  및  위탁이  불가능하지만  반드시  소장해야하는  기록물의  경우  사본제작을  통해 기록물을 수집합니다. 유일본이나  희귀본인 경우, 오래전에 생산되어 기록물 자체만으로 역사성을  가지는  기록물일 경우에 필요한 방식입니다.   방법5) 대여하기 기록물의 소유자가 일시적으로 기록물을 빌려주는 경우입니다. 전시회 등 특정 목적을 위해 한시적으로 대여하거나, 연구목적 등으로 사용하기 위해 기간을 정하지 않고 장기대여하기도 합니다.   기록물의 수집 방식은 달라도 권리다툼과 손해배상 같은 법적 분쟁을 예방하기 위해 접촉과 수집활동의 증거를 문서 등으로 남기는 것을 추천합니다. 아카이브에 기록물을 수집한 이후에도 지속적으로 기록물의 소장처와 긴밀한 관계를 조성하여야 합니다. 정기적으로 연락을 취하여 기록물의 현재 상황을 알리고, 기록물의 관리 및 보존 상태를 설명합니다. 아카이브에서 보유중인 기록물의 저작권과 속성이 침해되지 않도록 유의하시길 바랍니다. 더욱 더 풍부한 아카이브를 만들고 싶은 분은 아카이브센터를 찾아주세요~!  

아카이브를 만들기 위해 필요한 팁을 풀어서 알려드리는 팁카이브에 오신 것을 환영합니다. 🧚     1. 기록물 기술이란? 팁카이브 4편에서 기록의 구성요소 중 하나인 ‘맥락’을 소개했습니다. 맥락은 기록뿐만 아니라 기록이 만들어진 환경, 배경, 업무, 활동, 이야기를 포함하는 정보입니다.(팁카이브 4편 다시보기) 기록물 기술(記述, description)은 맥락을 형성하는 중요한 업무로, 기록물이 가진 정보를 읽을 수 있는 형태로 작성하는 일입니다. 간단하게 말하면 기록물을 설명해 주는 여러 정보를 잘 적어두는 작업이라고 볼 수 있겠네요. 이번 팁카이브 시간에는 잊지 말아야 할 <기록물 기술의 원칙>을 살펴보겠습니다.  2. 기술이 필요한 이유 ‘기록을 버리지 않고 모아두는 것으로 충분하지 않을까? 설명을 꼭 덧붙여야 할까?’ 하고 의아하게 생각하는 분들도 계시겠지만, 기록물 기술은 두 가지 이유로 꼭 필요합니다. 첫째, 기록이 가진 정보를 최대한 남겨두어야 하기 때문입니다.  기록이 생산된 배경, 즉 이 기록물이 어떤 업무에서 생산되었는지, 어떤 과정에서 만들어졌는지에 대한 정보가 모여서 맥락이 탄생합니다. 이러한 정보를 통해서 기록이 만들어진 당시의 상황을 자세하게 확인할 수 있습니다. 기록을 설명해 주는 정보는 많을수록 좋습니다. 맥락을 풍부하게 남겨둘 수 있기 때문입니다. 둘째, 기록물 검색이 용이해집니다.  일단 기록이 잘 기술되어 있으면, 찾으려는 기록을 키워드로 검색해서 찾기 쉬워집니다. ‘kakaotalk-03-00837123’이라는 파일명이 붙은 사진보다는 ‘2024년 7월 18일 아카이브 전시 오픈 행사 전경’이라는 제목이 붙은 사진을 검색해서 찾는 게 더 쉬운 것처럼요.  또, 찾고 싶은 기록이 무엇인지 정확히 모를 때에도 도움이 됩니다. 기록물의 제목을 모르더라도 업무별로 정리된 분류체계를 탐색해서 찾아낼 수 있습니다. 이렇게 기록물을 기술하는 것은 향후 이용자가 아카이브를 잘 활용하기 위한 기본적이고 필수적인 작업입니다. 국가기록원 기록물 기술 규칙에서는 기록물 기술이 소장 기록물에 대한 최상의 검색도구를 마련하는 일련의 과정이라고 정의하기도 합니다. (출처: 국가기록원, 기록물 기술규칙 1p, 서문) 3. 기록물 기술의 원칙 기록물을 기술할 때 꼭 지켜야 하는 원칙 세가지가 있습니다.  (원칙1) 최소한의 맥락을 알 수 있는 기본적인 정보가 있어야 한다  맥락이 없다면 언제, 어디서 만들어진 기록인지 알 수 없기 때문입니다. 아래의 예시 사진을 함께 보실까요? 상동광업소 수갱 준공식 (출처:영월아카이브) 이 사진에 대한 설명이 없다면 모여있는 사람들, 휘날리는 태극기와 쓰인 글씨를 보고 장소와 일시, 내용을 추측하는 수밖에 없습니다.  이 사진은 1970년 6월 24일 강원도 영월 상동 광업소에서 열린 수갱(竪坑) 준공식 모습입니다. 1966년 5월 수갱(竪坑) 기공식 이후 1967년 9월부터 1969년 7월까지의 굴하공사를 통해 완성된 수갱으로 하부 14개 갱도에서 캐낸 광석의 운송 체계가 확립되었고, 다량 처리 체계를 갖추는 토대와 안전 조업이 가능하게 되었습니다. 수갱개발에 소요된 총투자액은 9억 2천 62만 원이었다고 합니다. 영월아카이브에서 제공한 기록물의 설명 덕분에 우리는 이 기록물의 장소, 일시, 배경 등의 상세한 정보를 알게 되었습니다. 또 영월아카이브에서 제공하는 분류 정보를 통해 영월의 경제·산업, 산업화 시기의 맥락을 확인할 수 있습니다. 또한 업무 중에 회의록을 작성할 때에도 제목을 ‘회의록’이라고만 작성한다면 언제, 어디서, 어떤 업무를 수행하기 위해 진행된 회의인지 구분할 수 없지만 ‘2023년 정기총회 회의록’, ‘2024년 제1회 인사위원회 회의록’과 같이 구체적으로 작성되어 있다면 필요한 업무 혹은 시기별로 잘 찾아낼 수 있습니다. (원칙2) 일관성이 있어야 한다 - 용어, 단위/형식, 제목의 통일 기록물을 설명할 때는 통일성이 있어야 합니다. 용어, 단위/형식, 제목의 통일이 있어야 일관성을 갖추고 기술할 수 있기 때문입니다. 같은 내용을 다른 용어나 방식으로 기술한다면, 나중에는 정보의 왜곡이 발생할 소지가 있거나 검색이 어렵게 됩니다. 특히, 줄임말이나 이니셜만 써서 기록물을 기술하는 사례가 많이 발생합니다. 예를 들면 생산자나 소장처 명에 ‘한여재’, ‘여성재단’, ‘WF’ 등으로 다양하게 쓰는 경우가 있습니다. ‘한국여성재단’이라는 정식 용어를 쓰는 것이 바람직합니다. 동일한 규칙을 가지고 정리한다면 담당자 또는 업무가 바뀌어도 맥락이 훼손되지 않습니다. 이렇게 기록물의 일관적인 기술을 돕기 위해서 기록물 기술에 관한 표준( ISAD(G), RiC(Records in Contexts) 등)도 존재합니다. 이런 표준은 국제표준으로 강제 사항은 아니지만, 여러 연구자가 다양한 사례와 관점을 종합해 만든 표준이기 때문에 참고하기 좋습니다. 표준을 그대로 준용하기 어렵다면 우리 조직의 업무 환경에 맞춘 규칙을 설정해도 됩니다. 예를 들면 다음과 같습니다.    OOO단체 기록물 기술 규칙 1. 생산일자      - 숫자형식은  아라비아 형식으로 통일      - 연월일을 yyyymmdd 순서로 기입      - 기간을 나타내는 경우 하이픈(-)을 표시하여 기술      - 정확한 날짜를 파악할 수 없는 경우 ‘미상’으로 표기 위와 같은 기술 규칙을 따라 기록물의 생산일자를 표기할 경우 예시는 다음과 같습니다. 생산일자: 20240718 - 20240719  (원칙3) 객관적인 사실을 작성해야 한다 기록물을 기술할 때는 느낀 점 혹은 감상문을 작성하는 것은 지양해야 합니다. 즉, 객관적인 사실을 작성해야 합니다. 기술을 통해 기록물에 대한 ‘정보’를 확보해야 하기 때문입니다. 느낀 점을 쓰는 사례는 주로 기록물에 대한 정보 전체를 묘사해 서술하는 ‘범위와 내용’에 기술할 때 많이 발생합니다. 아래는 하나의 기록물에 대해 감상과 객관적 사실, 두 가지를 서술한 사례입니다.   기록물 제목: “김00이 당신께”(1999년 12월 20일 옥중편지 답신) 기술 사례 1. (감상) 지난 밤 흐르는 빗속에서 이 편지를 읽고서, 원 없이 함께 흐르는 눈물을 뒤로 하고 쓴 김00의 애절한 편지 속에 그들이 함께 한 나날을 그리며 덧없는 세월을 보낸다.  아! 그리운 당신이여. 김00은 결국 백발의 노인이 되어서야 사랑하는 남편을 만나고 말았구나.   기술 사례 2. (객관적 사실) 이 편지는 김00이 남편인 박00이 서울구치소에 수감되었던 1990년대 말 쓴 편지이다. 편지 전면에는 가을에 말린 붉은 단풍 낙엽을 한 장 정성껏 붙여 두었다. 오른쪽 상단 인장을 살펴보면 1999년 12월 20일 이 편지가 서울구치소에서 검열을 마치고 박00에게 전달되었음을 확인할 수 있다. 겨울 밤 아내로서의 외로움과 그리움을 남편에게 전하며 힘든 수감생활을 격려하는 내용을 담고 있다.  다음은 편지 전문이다. (후략) 사례 1과 2의 차이가 명확한 것을 확인할 수 있습니다. 사례 1보다는 사례 2에서 기록물에 대해 더 깊게 이해할 수 있고, 정보도 더 많이 찾을 수 있지요. 이 두 가지 차이점은 ‘아키비스트’로서 기록물을 바라보는 관점과, ‘콘텐츠 제작자’로서 기록물을 바라보는 관점과도 같습니다.  ‘아키비스트’는 기록물을 기술할 때 이 기록물의 활용성을 염두에 두어야 합니다. 만약 위 편지의 내용에 대해서 알고싶은 사람이 이 기록물을 검색하려고 한다면, 감상문에 있는 몇 가지 단어로는 기록물을 찾기가 어려울 것입니다. 기록물을 검색해 본다고 하더라도, 수 장의 편지글을 모두 읽어보기 전까지는 어떤 내용인지 한눈에 파악하기가 힘들 수도 있습니다. 기술정보를 읽더라도 해당 기록물이 어떤 기록물인지를 알 수 있는 ‘친절한’ 정보 제공이 필요합니다.  ‘콘텐츠 제작자’는 기록물이나 여러 자료를 통해 전달하고자 하는 메시지를 분명하게 하려는 목적이 큽니다. 따라서 기록물 한 건을 기술할 때보다는 기록물을 기반으로 한 콘텐츠를 만들 때 스토리텔링을 잘 풀기 위한 장치로서 감수성을 전달하는 방식을 선택하는 것이 좋겠습니다.  기록물 기술의 필요성과 원칙에 대해서 잘 이해가 되었나요? 기술은 흩어져 있는 기록물의 정보를 한데 모으고, 아카이브 안에서 기록이 잘 남겨지고(등록), 잘 찾아지고(검색), 결국 잘 활용되기 위한 기반이 되는 가장 필수적인 작업입니다. 우리에게 필요한 기술의 원칙과 규칙은 무엇일지, 또 무엇부터 정리해야 할지 고민이 된다면 언제든 아카이브센터의 문을 두드려주세요.     

아카이브를 만들기 위해 필요한 팁을 풀어서 알려드리는 팁카이브에 오신 것을 환영합니다. 🧚     1. 기록은 무엇인가   조선왕조실록부터 책상에 놓인 일기장까지… 우리는 ‘기록’이라는 말을 참 많이 쓰고 있습니다. 신문 기사를 보다보면 드론으로 기네스 세계신기록을 세웠다, 2024년 검정고시 합격률이 90%를 기록했다, 시민의 소소한 이야기를 기록으로 담았다는 소식을 자주 접할 수 있습니다. 기록의 중요성을 깨닫고 정기적으로 기록하는 모임뿐만 아니라 기록 인플루언서까지 생겼을 만큼 기록은 우리 생활 깊숙이 자리잡고 있습니다.  기록은 어떤 것이길래 이렇게 우리에게 자연스럽고도 특별하게 다가오는 것일까요? 이번 팁카이브 시간에는 ‘기록’의 구성요소에 대해서 알아보는 시간을 갖고자 합니다. ‘기록’이라는 개념부터 주목해봐야겠습니다. 기록은 무엇이며, 어떤 상태일 때 의미가 있을까요? 학자들은 기록을 구성하는 요소를 내용, 구조, 맥락의 3가지로 구분합니다.    내용: 기록에 담긴 정보 구조: 내용이 표현되는 형식이나 매체 맥락: 기록을 생산하고 이용했던 환경 (출처: 한국기록관리학회,「기록관리의 세계 」, 한울아카데미, 33p)   ⓒUnsplash, Andrew Dunstan   2. 내용, 구조, 맥락 여기에 빈 A4용지가 있습니다. 당연한 말이지만 이 하얀색의 종이는 기록이라고 부를 수 없습니다. 만약에 이 종이에 누군가가 낙서라도 해놨다면 기록이라고 부를 가능성은 조금 있겠네요. 기록은 문자, 기호, 인쇄된 이미지, 필름의 영상과 같이, 무엇이든 표현되는 것이 있어야 합니다. 바로 기록의 첫 번째 요소인 ‘내용’입니다.  그런데, 내용이 있더라도 어딘가에 고정되지 않으면 그 내용은 언젠가 휘발되고 맙니다. 생생했던 기억도 오랜 시간이 지나면서 흐릿해지는 것처럼요. 기억은 고정되어 있지 않고 사라지기 때문에 기억 자체만으로 기록이라고 부를 수는 없는 것이지요.  기억을 온전한 형태로 전달하기 위해서 우리는 보통 동영상을 촬영하거나, 녹취록으로 음성을 담아냅니다. 이런 동영상, 테이프, 종이, 디지털 파일 같은 매체에 기억을 고정시켰을 때 기록이라고 부를 수 있는 것입니다. 이 ‘고정’하는 과정은 기록화하는 과정이기도 합니다. 기억을 고정시킬 수 있는 매체나 체계를 ‘구조’라고 부릅니다.  그렇다면 내용과 구조만 있어도 기록이라고 부를 수 있을까요? 여기 오래된 사진 한 장이 있습니다. (출처:https://www.chosun.com/site/data/html_dir/2013/03/23/2013032300596.html) 남자아이 두 명과 여자아이 한 명이 길거리에서 인형탈을 쓴 사람과 함께 서있고, 뒤에는 행인들도 지나갑니다.  이 사진은 1980년 미국 디즈니랜드에서 도나 보우트시나스 씨와 형제들이 디즈니 캐릭터 인형탈을 쓴 사람과 함께 찍은 사진입니다. 도나는 결혼 일주일 전, 예비 남편 알렉스 보우트시나스 씨와 함께 서로의 가족사진을 살펴보다 깜짝 놀랄만한 사실을 깨닫게 됩니다. 도나의 어린 시절 사진 속에서 알렉스의 아버지 모습을 발견했기 때문입니다. 도나와 알렉스는 1980년 어느날, 같은 시간에 디즈니랜드를 방문했었고, 사진 상으로 뒤에 유모차를 끌고 지나가는 행인과 유모차에 타고 있는 아이는 확인해 보니 시아버지와 유모차에 타고 있었던 알렉스인 것으로 확인되었다고 합니다. 부부가 된 두 사람이 33년도 전에 같은 공간을 지나가는 우연이 있었던 것입니다. 도나와 알렉스가 이 정보를 알기 전까지 이 사진은 그저 스쳐 지나가는 도나의 어린 시절에 불과했을 것입니다. 그러나 이 사진에 담긴 운명 같은 이야기를 알게 되면서 그들이 서로를 느끼는 감정은 더욱 애틋해졌을 것입니다. 이것이 바로 사진이 가지고 있는 ‘맥락’입니다. 태평양 너머 대한민국에서 이 일화가 기사화 된 것처럼 맥락은 기록 뒤에 숨겨진 서사적 힘을 가집니다. 내용, 구조와 함께 맥락을 가져야만 기록을 기록답게 만들어 줄 수 있습니다. 기록에서 맥락은 꼭 필요합니다. 3. 맥락을 만드는 아키비스트 그렇다면, 이 맥락은 누가 만들 수 있을까요? 일기를 예시로 들어보겠습니다. 일기를 쓰는 사람은 기록자(Recorder)라고 볼 수 있습니다. 그러나 일기장 여러 권을 날짜별로 정리하고, 한 사람의 생애, 이야기를 통해 하루하루 작성하는 일기 중 어떤 날이 중요한지 그 가치를 확인하고 서사를 읽어내는 것, 즉 맥락을 보전하거나 찾아내는 작업은 아키비스트(Archivist)의 역할입니다. 맥락은 기록뿐만 아니라 기록이 만들어진 환경, 배경, 업무, 활동, 이야기 등을 확인할 수 있는 정보입니다. 이 글을 작성중인 에디터는 첫 인스타그램 계정을 생성한 지 10년이 넘었는데요. 계정 생성 초기에는 ‘목구멍을 거쳐 간 모든 음식들을 남겨보자’ 라는 취지로 음식사진을 주로 올렸었습니다. 그런데 헬스장 PT(퍼스널 트레이닝)트레이너 선생님들과 인스타그램 맞팔을 하고 나서 업로드 빈도를 줄이다 보니 맛있게 먹은 맛집 음식을 사진으로 찍고 나서도 SNS에는 올리지 않는 경우가 많아졌습니다. 그 결과 핸드폰 앨범에는 수많은 음식 사진들이 저장되어 있지만 사진 한 장만 보고는 무슨 카페인지, 어떤 사람이랑 갔었는지, 메뉴 이름이 무엇인지, 그 사진을 찍을 때의 나의 감정과 생각은 무엇이었는지 까먹고 말았습니다.  오래전에 찍어둔 사진의 맥락을 잃어버리면, 이미지는 남아있지만 나의 감정이나 같이 갔던 사람들, 추억은 사라지기 마련입니다. 이처럼, 기록을 기록답게 만들어 주는 것은 맥락과 메타데이터입니다. 이 맥락과 메타데이터를 정리할 줄 아는 사람이 바로 진정한 아키비스트입니다.   

아카이브를 만들기 위해 필요한 팁을 풀어서 알려드리는 팁카이브에 오신 것을 환영합니다. 🧚     1. 분류란 무엇인가 여러분은 도서관에 가서 읽고자 하는 책을 찾아본 경험이 한 번쯤은 있으실 텐데요. 저는 소설을 좋아해서 도서관에 가면 소설책을 주로 대여해서 읽고는 합니다. 소설책을 찾을 때는 ‘813’이라고 쓰여진 서가를 찾습니다. 왜냐하면 813은 도서관 십진분류법에서 소설을 나타내는 숫자이기 때문입니다. 읽어보지 않았던 새로운 소설을 읽고 싶을 때는 도서관 검색대에서 특정한 저자, 제목을 찾기보다 숫자가 적힌 책장 앞에 서서 어떤 책들이 있는지 둘러보던 분들도 계실거라 생각합니다.    도서관 십진분류법에 의해서 분류된 책들 ⓒ 여수시립도서관 이  ‘813’이라는 숫자는 사람들에게 친숙하고 학교에서도 많이 접하는 십진분류법에서 기반한 숫자인데요, 십진분류법은 학문의 모든 분야를 0부터 9까지의 10개 범주로 크게 나누고 세부 계층까지를 십진법으로 정리한 분류체계입니다.  표준국어대사전에 의하면 분류(分類)란 명확히 구분하여 체계적으로 정리한다는 뜻입니다. 도서관에서 책을 분류하듯이, 기록도 분류체계에 따라서 분류합니다. 공공기관에서는 정부기능분류체계(Business Reference Model)를 기반으로 다양한 기록의 보존기간과 업무 내용을 체계적으로 분류하기도 합니다.    요약: 분류는 명확히 구분하여 체계적으로 정리한다는 뜻입니다. 기록은 분류체계에 따라 분류합니다.   2. 기록을 분류할 때 특징과 방법  도서관의 십진분류법은 학문을 주제로 분류한 단일 분류체계라고 볼 수 있습니다. 책과 달리 기록물은 하나의 분류로는 완전하게 설명하기 어렵습니다. 하나의 기록이 여러 갈래로 분류될 수 있는데요, 이를 다중분류체계라고 합니다. 쉽게 말하자면 ‘홍길동’이라는 사람이 생년월일, 출신지, 직업, 이력 등의 여러 항목으로 분류될 수 있는 것이죠. 또, 세계에서 가장 유명한 일기장인 ‘안네의 일기’의 경우에는 시기, 생산자, 장소, 형태, 주제 등으로 분류할 수 있습니다. ‘홍길동’과 ‘안네의 일기’라는 정체성이 여러 갈래로 구분되는 것입니다. 그렇다면, 기록은 어떤 방법으로 분류할 수 있을까요? 기록의 분류를 위한 복잡한 법적 요건과 분류의 도구들이 있지만, 저는 여러분께 4가지 분류 기준을 추천하고 싶습니다.      - 주제 : 아카이브가 다루는 주제별로 구분 - 출처 : 기록이 생산/소유된 곳이나 업무별로 구분 - 시기 : 기록이 속한 시기별로 구분 - 형태 : 사진, 문서, 책 등 외형적인 모양으로 구분 실물이 있는 기록물의 경우, 분류에 따라서 실제로 정리를 해야할 텐데요. 이 4가지의 분류 기준 중 하나를 택하여 먼저 구분한 뒤에 세부 기준을 정하여 추가로 분류하는 방법으로 다중 분류가 가능합니다. 전자 파일의 경우에는 분류기준 별로 폴더를 생성할 수 있습니다. 여러분이 가상의 조직  ‘청파동맛집연구협회’ 아카이브의 담당자가 되어 여기저기 흩어져 있는 기록을 아카이브에서 정리한다고 가정해 봅시다. 정리되어 있지 않은 수많은 기록을 보다 보면 머리만 복잡해지고 막막하게 느껴집니다. 소속된 조직의 기록물을 어떤 식으로 분류할 수 있을까요?  먼저 출처별로 먼저 분류하고 시기별로 나누어 볼 수도 있고, 시기별로 먼저 분류한 뒤에 출처별로 나누어 볼 수도 있을 텐데요. 분류에 정답은 없지만 가장 효율적으로 정리할 수 있는 분류가 정답에 가깝습니다. 이 과정에서 담당자 혹은 의사결정권자의 주관이 들어가게 됩니다.  ‘청파동맛집연구협회’에서 2013년에 수행했던 업무들의 내용은 아래와 같습니다.   청파동 맛집 목록가이드 발간   요리연구가 POOL 유지관리 청파동 맛집 전수조사 중요맛집 손맛 보존사업 등 창립10주년 기념사업 : 백0원 선생님 초청강연  대부분의 업무가 매년 동일하게 수행하는 업무들인데, 2013년에는 창립 10주년 기념 사업도 추진하였다고 합니다. 제가 ‘청파동맛집연구협회’의 아카이브 담당자라면 업무의 연속성이 느껴질 수 있도록 먼저 업무(출처)별로 기록물을 구분한 뒤에 시기별로 분류 할 것 같습니다. 시기 분류를 먼저 하는 경우에는 같은 시기에 수행했던 업무들을 연도별로 구분하면 됩니다.   위의 예시같이, 기록의 분류작업은 보유한 기록의 설명(메타데이터)들 중 종류가 같은 것들 끼리 묶어주고 계층을 나눠주는 작업입니다(기록의 조직화 라고 합니다). 공공기관에서는 기록관리기준표로 업무의 증거로 만들어진 기록물을 분류하기도 합니다.    요약: 기록은 다중으로 분류가 가능한 특징을 가지고 있습니다. (주제, 출처, 시기, 형태 등) 분류에는 정답이 없습니다.   3. 분류의 장점 왜 기록을 분류하고 정리해야 할까요?  첫째로는 한번 기록을 분류하고 정리하면 그것을 바탕으로 기록물을 관리할 때 도움이 되기 때문입니다. 기록물을 수집하고 등록할 때에도 수립되어있는 분류체계에 따라 즉시 정리가 가능하기도 하고, 보존기간이 만료되었을 때 폐기를 하거나 자주 참고해야 하는 기록인지 아닌지를 판단하게 해주어 기록관리의 편의성을 더해주고 가이드가 되어줍니다. 소장 기록물 분류별 보기 ⓒ늦봄 문익환 아카이브 두 번째로는 검색이 편리해집니다. 조직화된 기록은 수월하게 검색하고 활용할 수 있습니다.    소장 기록물 상세검색 ⓒ 신영복 아카이브   요약: 분류를 잘 해두면 관리와 검색이 편해지며 잘 활용할 수 있습니다.     4. 분류는 계속해서 바뀐다! 분류는 계속해서 변화합니다. 시간이 흐르면서 가치가 변화하기도 하고, 많은 업무들이 사라지거나 새로 생기기도 합니다. 미분류 상태의 새로운 일들을 분류체계에 편입시켜야 하기 때문입니다.  어떻게 보면 아카이브는 과거에서 머무르지 않고 현재를 계속해서 기록하고 저장하는 공간이기 때문에, 분류가 계속 바뀌어가는 과정은 자연스러울지도 모르겠네요.  아카이브센터 시스템은 설계과정에서 분류와 하위 분류를 쉽게 추가하거나 변경이 가능하도록 고려하여 제작되었습니다. 아카이브센터와 함께 분류체계 수립 컨설팅을 원하시는 분은 연락해 주세요.