아카이브를 만들기 위해 필요한 팁을 풀어서 알려드리는
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1. 분류란 무엇인가
여러분은 도서관에 가서 읽고자 하는 책을 찾아본 경험이 한 번쯤은 있으실 텐데요. 저는 소설을 좋아해서 도서관에 가면 소설책을 주로 대여해서 읽고는 합니다. 소설책을 찾을 때는 ‘813’이라고 쓰여진 서가를 찾습니다. 왜냐하면 813은 도서관 십진분류법에서 소설을 나타내는 숫자이기 때문입니다. 읽어보지 않았던 새로운 소설을 읽고 싶을 때는 도서관 검색대에서 특정한 저자, 제목을 찾기보다 숫자가 적힌 책장 앞에 서서 어떤 책들이 있는지 둘러보던 분들도 계실거라 생각합니다.
도서관 십진분류법에 의해서 분류된 책들 ⓒ 여수시립도서관
이 ‘813’이라는 숫자는 사람들에게 친숙하고 학교에서도 많이 접하는 십진분류법에서 기반한 숫자인데요, 십진분류법은 학문의 모든 분야를 0부터 9까지의 10개 범주로 크게 나누고 세부 계층까지를 십진법으로 정리한 분류체계입니다. 표준국어대사전에 의하면 분류(分類)란 명확히 구분하여 체계적으로 정리한다는 뜻입니다. 도서관에서 책을 분류하듯이, 기록도 분류체계에 따라서 분류합니다. 공공기관에서는 정부기능분류체계(Business Reference Model)를 기반으로 다양한 기록의 보존기간과 업무 내용을 체계적으로 분류하기도 합니다.
요약: 분류는 명확히 구분하여 체계적으로 정리한다는 뜻입니다. 기록은 분류체계에 따라 분류합니다.
2. 기록을 분류할 때 특징과 방법
도서관의 십진분류법은 학문을 주제로 분류한 단일 분류체계라고 볼 수 있습니다. 책과 달리 기록물은 하나의 분류로는 완전하게 설명하기 어렵습니다. 하나의 기록이 여러 갈래로 분류될 수 있는데요, 이를 다중분류체계라고 합니다. 쉽게 말하자면 ‘홍길동’이라는 사람이 생년월일, 출신지, 직업, 이력 등의 여러 항목으로 분류될 수 있는 것이죠. 또, 세계에서 가장 유명한 일기장인 ‘안네의 일기’의 경우에는 시기, 생산자, 장소, 형태, 주제 등으로 분류할 수 있습니다.
‘홍길동’과 ‘안네의 일기’라는 정체성이 여러 갈래로 구분되는 것입니다. 그렇다면, 기록은 어떤 방법으로 분류할 수 있을까요? 기록의 분류를 위한 복잡한 법적 요건과 분류의 도구들이 있지만, 저는 여러분께 4가지 분류 기준을 추천하고 싶습니다.
- 주제 : 아카이브가 다루는 주제별로 구분 - 출처 : 기록이 생산/소유된 곳이나 업무별로 구분 - 시기 : 기록이 속한 시기별로 구분 - 형태 : 사진, 문서, 책 등 외형적인 모양으로 구분
실물이 있는 기록물의 경우, 분류에 따라서 실제로 정리를 해야할 텐데요. 이 4가지의 분류 기준 중 하나를 택하여 먼저 구분한 뒤에 세부 기준을 정하여 추가로 분류하는 방법으로 다중 분류가 가능합니다. 전자 파일의 경우에는 분류기준 별로 폴더를 생성할 수 있습니다.
여러분이 가상의 조직 ‘청파동맛집연구협회’ 아카이브의 담당자가 되어 여기저기 흩어져 있는 기록을 아카이브에서 정리한다고 가정해 봅시다. 정리되어 있지 않은 수많은 기록을 보다 보면 머리만 복잡해지고 막막하게 느껴집니다. 소속된 조직의 기록물을 어떤 식으로 분류할 수 있을까요? 먼저 출처별로 먼저 분류하고 시기별로 나누어 볼 수도 있고, 시기별로 먼저 분류한 뒤에 출처별로 나누어 볼 수도 있을 텐데요. 분류에 정답은 없지만 가장 효율적으로 정리할 수 있는 분류가 정답에 가깝습니다. 이 과정에서 담당자 혹은 의사결정권자의 주관이 들어가게 됩니다. ‘청파동맛집연구협회’에서 2013년에 수행했던 업무들의 내용은 아래와 같습니다.
청파동 맛집 목록가이드 발간
요리연구가 POOL 유지관리
청파동 맛집 전수조사
중요맛집 손맛 보존사업 등
창립10주년 기념사업 : 백0원 선생님 초청강연
대부분의 업무가 매년 동일하게 수행하는 업무들인데, 2013년에는 창립 10주년 기념 사업도 추진하였다고 합니다. 제가 ‘청파동맛집연구협회’의 아카이브 담당자라면 업무의 연속성이 느껴질 수 있도록 먼저업무(출처)별로 기록물을 구분한 뒤에 시기별로 분류 할 것 같습니다. 시기 분류를 먼저 하는 경우에는 같은 시기에 수행했던 업무들을 연도별로 구분하면 됩니다.
위의 예시같이, 기록의 분류작업은 보유한 기록의 설명(메타데이터)들 중 종류가 같은 것들 끼리 묶어주고 계층을 나눠주는 작업입니다(기록의 조직화 라고 합니다). 공공기관에서는 기록관리기준표로 업무의 증거로 만들어진 기록물을 분류하기도 합니다.
요약: 기록은 다중으로 분류가 가능한 특징을 가지고 있습니다. (주제, 출처, 시기, 형태 등) 분류에는 정답이 없습니다.
3. 분류의 장점
왜 기록을 분류하고 정리해야 할까요? 첫째로는 한번 기록을 분류하고 정리하면 그것을 바탕으로 기록물을 관리할 때 도움이 되기 때문입니다. 기록물을 수집하고 등록할 때에도 수립되어있는 분류체계에 따라 즉시 정리가 가능하기도 하고, 보존기간이 만료되었을 때 폐기를 하거나 자주 참고해야 하는 기록인지 아닌지를 판단하게 해주어 기록관리의 편의성을 더해주고 가이드가 되어줍니다.
4. 분류는 계속해서 바뀐다! 분류는 계속해서 변화합니다. 시간이 흐르면서 가치가 변화하기도 하고, 많은 업무들이 사라지거나 새로 생기기도 합니다. 미분류 상태의 새로운 일들을 분류체계에 편입시켜야 하기 때문입니다. 어떻게 보면 아카이브는 과거에서 머무르지 않고 현재를 계속해서 기록하고 저장하는 공간이기 때문에, 분류가 계속 바뀌어가는 과정은 자연스러울지도 모르겠네요.
아카이브센터 시스템은 설계과정에서 분류와 하위 분류를 쉽게 추가하거나 변경이 가능하도록 고려하여 제작되었습니다. 아카이브센터와 함께 분류체계 수립 컨설팅을 원하시는 분은 연락해 주세요.
