| 기록물 등록·분류·콘텐츠 제작·웹사이트 구성까지 운영 전반 안내
| 아카이브센터, 고객 대상 실무형 교육 워크숍 확대 예정
[아, 센터소식입니다]는 '아카이브센터'를 줄인 '아센'의 말맛을 살린 소식 코너입니다. '아센지기 하늘'이 아카이브센터 곳곳을 살피며 함께 만든 기록과 현장의 이야기를 찾아 전합니다.
아센지기 하늘이 전합니다!안경을 쓰고 기록과 현장을 살피는 아센지기 하늘이 아카이브센터의 오늘을 전합니다. 아카이브센터가 함께 만든 기록, 만난 사람들, 지나온 현장의 이야기를 짧고 쉽게 소개합니다.
지난 19일, 오후 2시 아카이브센터 1층 회의실에서 서울가톨릭사회복지회 직원을 대상으로 한 아카이브센터 관리 시스템 교육이 진행됐다. 이번 교육은 서울가톨릭사회복지회가 현재 구축 중인 아카이브의 안정적인 운영을 돕기 위해 마련됐다.
이날 교육에는 정혜진 前 아카이브센터장이 함께해 아카이브센터에서 쌓아온 경험을 바탕으로 관리 시스템의 주요 기능과 운영 방법을 설명했다. 정 전 센터장은 아카이브센터 관리 시스템의 기본 구조를 설명하고, 기록물 등록과 분류, 콘텐츠 제작, 웹사이트 설정 등 실제 아카이브 운영에 필요한 주요 기능을 안내했다. 교육에서는 관리자가 기록물을 등록하는 화면과 이용자가 기록을 열람하는 서비스 화면의 차이를 살피는 것에서부터 기록물 개별 등록, 엑셀을 활용한 일괄 등록 방식까지 실무 중심의 설명이 이어졌다.
특히 기록물 등록 과정에서는 제목, 공개 여부, 설명, 원본 파일, 생산 정보, 저작권, 분류 정보 등 기록물 관리에 필요한 항목들이 다뤄졌다. 공개 파일과 보존 파일의 차이, 기록물을 주제·시기·형태 등에 따라 분류하는 방법, 인물·조직·사건 정보를 기록물과 연결하는 용어사전 기능도 함께 소개됐다.
교육현장 Q&A
Q. 25주년 행사처럼 하나의 큰 행사 안에 여러 세부 기록이 있을 때는 어떻게 정리하나요?
A. 하나의 행사 안에 여러 날짜와 프로그램, 사진 기록이 포함되어 있다면 기록물을 각각 등록한 뒤 분류나 연관 검색어를 활용해 연결할 수 있다. 예를 들어 '행사'라는 상위 분류 아래 '25주년 행사'와 같은 하위 분류를 만들고 관련 기록물을 묶어 보여주는 방식이다.
Q. 유튜브에 올린 영상을 아카이브에서도 보여줄 수 있나요?
A. 가능하다. 아카이브센터는 유튜브에 업로드 된 영상을 홈페이지 화면에 연결해 보여주는 방식을 사용한다. 따라서 영상 공개를 위해서는 먼저 유튜브에 영상을 올리고 공개 설정을 확인해야 한다. 다만 유튜브에서 비공개로 설정된 영상은 유튜브 정책상 외부 페이지 재생이 제한되므로 아카이브센터에 연결하더라도 이용자가 볼 수 없다.
Q. 여러 사람이 동시에 기록물을 입력해도 되나요?
A. 가능하다. 여러 작업자가 동시에 기록물을 입력할 수 있으며 관리 시스템에서는 누가 조회·등록·수정·삭제했는지 확인할 수 있다. 작업자별 계정을 만들어 사용하면 기록물 관리 이력을 더 명확하게 남길 수 있다. 다만 대용량 파일을 다루거나 여러 사용자가 같은 시간대에 집중적으로 작업하는 경우에는 안정적인 작업 환경을 위해 작업 순서와 분담 범위를 미리 정해 진행하는 것이 좋다.
Q. 담당자마다 접근할 수 있는 메뉴를 다르게 설정할 수 있나요?
A. 가능하다. 관리 시스템에서는 사용자별 계정을 만들고, 메뉴 접근 권한을 설정할 수 있다. 예를 들어 어떤 담당자는 콘텐츠 제작 메뉴만 사용할 수 있도록 하고, 전체 관리자는 모든 기능을 확인하도록 구분할 수 있다.
A. 하나의 행사 안에 여러 날짜와 프로그램, 사진 기록이 포함되어 있다면 기록물을 각각 등록한 뒤 분류나 연관 검색어를 활용해 연결할 수 있다. 예를 들어 '행사'라는 상위 분류 아래 '25주년 행사'와 같은 하위 분류를 만들고 관련 기록물을 묶어 보여주는 방식이다.
Q. 유튜브에 올린 영상을 아카이브에서도 보여줄 수 있나요?
A. 가능하다. 아카이브센터는 유튜브에 업로드 된 영상을 홈페이지 화면에 연결해 보여주는 방식을 사용한다. 따라서 영상 공개를 위해서는 먼저 유튜브에 영상을 올리고 공개 설정을 확인해야 한다. 다만 유튜브에서 비공개로 설정된 영상은 유튜브 정책상 외부 페이지 재생이 제한되므로 아카이브센터에 연결하더라도 이용자가 볼 수 없다.
Q. 여러 사람이 동시에 기록물을 입력해도 되나요?
A. 가능하다. 여러 작업자가 동시에 기록물을 입력할 수 있으며 관리 시스템에서는 누가 조회·등록·수정·삭제했는지 확인할 수 있다. 작업자별 계정을 만들어 사용하면 기록물 관리 이력을 더 명확하게 남길 수 있다. 다만 대용량 파일을 다루거나 여러 사용자가 같은 시간대에 집중적으로 작업하는 경우에는 안정적인 작업 환경을 위해 작업 순서와 분담 범위를 미리 정해 진행하는 것이 좋다.
Q. 담당자마다 접근할 수 있는 메뉴를 다르게 설정할 수 있나요?
A. 가능하다. 관리 시스템에서는 사용자별 계정을 만들고, 메뉴 접근 권한을 설정할 수 있다. 예를 들어 어떤 담당자는 콘텐츠 제작 메뉴만 사용할 수 있도록 하고, 전체 관리자는 모든 기능을 확인하도록 구분할 수 있다.
후반부에는 기록물을 활용해 이용자에게 보여줄 콘텐츠를 구성하는 방법이 설명됐다. 포스트, 포스트 그룹, 타임라인, 웹페이지, 게시판 등의 기능을 통해 단순히 기록을 축적하는데서 나아가 기록을 읽고 탐색할 수 있는 콘텐츠로 확장하는 방식이 안내됐다. 아카이브 이름, 로고, 기본 이미지, 메뉴, 메인 화면 등 웹사이트 운영에 필요한 설정 방법도 함께 다뤄졌다.
서울가톨릭사회복지회는 50주년 기념사업의 일환으로 아카이브를 구축하고 있으며, 공식 명칭과 공개 일정은 추후 기관의 운영 계획에 다라 정해질 에정이다. 아카이브센터는 이번 교육을 시작으로 올해 고객 대상 워크숍을 진행해 각 기관이 직접 아카이브를 이해하고 운영할 수 있도록 지원할 계획이다.
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